ビジネスのシーンで、ミスをしてしまったりトラブルを起こしてしまったりした際に書くのが謝罪文ですよね。
現在では、謝罪メールも謝罪文同様に良く使用される謝罪方法として広まっています。
そんな謝罪文と謝罪メールですが、書く内容やその構成について色々なマナーがあるのをご存知でしょうか？
書き方を間違えると、相手をさらに怒らせてしまうことにもなりかねません。
そこで、こちらの記事では謝罪文および謝罪メールを書く際に知っておきたいマナーやポイントについてご紹介いたします！
ぜひ、例文も参考にしてくださいね。
仕事でミスをした際の謝り方のマナーや謝罪文の書き方について知っておこう
慣れない仕事でうっかりミスをして上司に怒られてしまったり、失礼な対応をして取り引き先の担当者を怒らせてしまったりと、仕事をしている際に、ミスをしたりトラブルを起こしたりしてしまったことがあるという方は少なくないと思います。
人間は完璧ではないので、多少のミスやトラブルの発生は致し方ないことではありますが、その場合は迷惑をかけてしまった相手に対してきちんと謝罪をするのが欠かせません。
そんなビジネスのシーンで謝罪をする際に多く用いられるのが、「謝罪文」です。
上司や取り引き先に謝罪の気持ちを伝えたいときは、適切な言葉を紙に書き出し、謝罪文として相手に渡すのがマナーとなっています。
現在では、謝罪文の代わりに「謝罪メール」で謝罪の言葉を伝える場合も多くなってきています。
そんな謝罪文および謝罪メールですが、「謝罪文の書き方がよく分からない」、「謝罪メールを送る際のマナーにはどんなものがあるの？」などという疑問や不安をお持ちの方もいらっしゃるかと思います。
そこで、こちらの記事では、謝罪文や謝罪メールを書く際に気をつけたいポイントや、実際に謝罪の言葉を書く際に役に立つテンプレートなどをご紹介いたします。
失敗をしてしまった後の大事なステップである謝罪文および謝罪メールについて、こちらの記事を読んで今のうちに学んでおきましょう！
仕事でミスをしてしまった際の謝罪方法とは？
謝罪する際に気をつけるべきポイントは？
仕事で失敗をしてしまった場合に理想的とされる謝罪の方法はどのようなものでしょうか？
謝罪をする必要が出てきたときにまずはじめに行いたいのが、相手に直接謝罪をすることです。
相手が同じ職場の上司や同僚であっても取り引き先の担当者であっても、まずは相手に時間を作ってもらい、面と向かって謝る機会を作るように努力しましょう。
特に、上司や同僚が謝罪の対象であればその場で、謝罪後早急に取りかかるべき解決策や、今後ミスを防ぐためのアドバイスなどをもらうことができるかもしれません。
取り引き先に直接謝罪に行く場合は、事前の確認なしで突然訪問するのは大変失礼にあたります。
事前に電話で連絡を取り、直接お会いして謝罪したいという旨をきちんと伝えましょう。
また、取り引き先が遠く直接謝罪できないなどという場合であれば、電話をかけて声を通してきちんと謝りの言葉を伝えるのがマナーです。
相手に面と向かってもしくは電話越しで謝罪をし終えたら、次に取りかかるのが謝罪文および謝罪メールの作成です。
面談や電話を通しての謝罪が終わってから、できるだけ早く謝罪文や謝罪メールを作成し相手側に届けるのが理想的でしょう。
謝罪文や謝罪メールを書くタイミングはいつ？
ところで、会社の同僚や上司、取り引き先の担当者などに謝罪文を書いたり謝罪メールを送ったりするのは、一体いつがベストだと思いますか？
多くの方が予想しているかと思いますが、出来るだけ早く謝罪文や謝罪メールを相手に渡すのがベストと言われています。
自分が謝罪される側の立場になって考えて見ると分かりやすいかと思います。
部下や取り引き先がミスを犯したときに、相手がミスに気がついてからすぐ謝って来るのと、数日経ってから謝罪して来るのとでは、相手を許してあげようという気持ちや相手に対する信頼感がだいぶ変わって来ると思います。
というわけで、謝罪文を書いたり謝罪メールを送ったりするのは早ければ早い方が良いとされています。
仕事で謝罪文を書く際に注意すべきポイントとは？
以上では、ビジネスのシーンでミスをしたりトラブルを起こしたりしてしまったときの謝罪のマナーや注意すべきポイントについてご紹介いたしました。
以下では、謝罪文および謝罪メールを書く際のポイントやテンプレートなどについてご紹介していきます。
まずは、謝罪文を書くときに知っておきたい注意点についてです。
使用する紙やペンには決まりがあるの？
まず、謝罪文を書く際に使用する紙はどのような種類が最適なのでしょうか？
答えは、謝罪文をタイプするか手書きで作成するかによって異なってきます。
謝罪文をコンピューターでタイプする場合は、基本的にA4サイズもしくはB5サイズのコピー用紙を使用するのが良いでしょう。
謝罪文を手書きで作成する場合は、ビジネス用の便箋が売られているのでそちらを使用してください。
もちろん、色がついたものや絵柄がプリントされているものなどの使用はもってのほかです。
ちなみに、謝罪文をタイプするか手書きするかについてですが、どちらの方法で作成しても特に問題はありません。
ただ、手書きの方が気持ちが伝わりやすい傾向にはあると思うので、心から反省しているという謝罪の意を伝えたいのであれば、パソコンで作成するよりも自分の手で1文字ずつ丁寧に書いていく方がオススメです。
使用するペンに関しては、黒のボールペンを使用するのが基本となっています。
鉛筆や消えるペンなどの、消えてしまう可能性があるタイプの筆記具での作成はオススメできません。
封筒にもマナーがあるってホント？
謝罪文を渡す際に必要になって来るのが封筒ですよね。
謝罪を書いた紙をそのまま渡すのはとても失礼で、せっかく書いた謝罪文を渡すことによってさらに信頼を落とすことにもつながりかねません。
便箋やコピー用紙を3つ折りもしくは4つ折りにして、封筒に入れて渡すのがマナーです。
謝罪文を折る際は、書き出しの部分が上部に来るように折ることで、読み手が封筒から謝罪文を取り出したときにスムーズに読みやすくなるように工夫しておくと良いでしょう。
使用する封筒の種類ですが、便箋同様に、シンプルなものを選んでください。
基本的には白い封筒を使用し、絵柄がプリントされているものや色がついたのものの使用は避けるようにするとベストです。
また、封筒の中に内袋が付いていて中が二重になっているタイプの封筒を使用すると、中に入れた謝罪文が見えづらくなるので理想的です。
なお、謝罪文を郵送する場合は、封筒の表側に宛名を、裏側に自分の名前と住所などのみを書き、「謝罪文在中」や「お詫び状在中」などといった言葉は書かないようにするのがマナーです。
たしかに、「謝罪文在中」などと封筒に書いてある方が受け取り手は手紙の内容が何なのかすぐに分かりやすいですが、ビジネスのマナーとしてはそのようなことを書かないようにして送るのが礼儀と考えられているからです。
仕事で謝罪メールを送る際に注意すべきポイントとは？
上記では謝罪文を書く際のポイントについてご説明しましたが、以下では謝罪メールを書く際に知っておきたい大事なポイントや注意点などについてご紹介いたします。
謝罪メールに書く内容や書き方次第で、読み手にこころよくミスを許してもらえることも、相手をさらに怒らせてしまうこともあります。
なので、以下のポイントに注意しながら、謝罪メールを作成してみると良いと思います。
件名を書く上でのポイント
まず、謝罪メールの件名を書く際に気をつけたいポイントは、他のビジネスメールと同様に「シンプルかつ分かりやすい」件名を書くということです。
メールの受け取り手が、件名を読んだだけでメールの内容がどういったものであるのかが簡単に分かるようにしておくことが大事です。
例を挙げてみると、「本日は大変失礼いたしました」という件名では何について謝っているのかが分かりませんが、「商品発注ミスのお詫び」や「合同ミーティングの日程変更の謝罪です」などと書くと、何についての謝罪メールなのかが分かりやすくなります。
このように、ミスやトラブルの内容を入れつつ、シンプルな件名を書くことを心がけましょう。
また、件名の終わりにカッコ書きであなたが勤務している会社の名前とあなたの名前を合わせて付けておくと、メールの受け取り手があなたのメールを見たときに、どこの誰からのメールなのかがすぐに分かるようになるのでオススメです。
本文を書く上でのポイント
次に、謝罪メールの本文を書く上で知っておくと役に立つポイントをいくつかご紹介いたします。
まずはじめに、ビジネスのメールはだいたい30字から40字ほどで改行するのが一般的です。
なので、たとえ文の途中であっても改行を行うことになります。
なぜそうするのかという理由についてですが、仕事中にコンピューターでメールをチェックする人もいればスマートフォンでメールを読む人もいます。
少なくはなってきましたが、いまだに携帯電話を使用している人たちもいますよね。
そこで、どのタイプの電子機器でメールを読んでも読みやすいようにという配慮から数十行ごとの改行がマナーとされているんだそうです。
上記のポイントを含めた、謝罪メールの本文を書く際に気をつけたい文章構成は以下の通りです。
・宛名
本文の先頭には「宛名」、つまりメールを受け取る相手の名前、勤務している会社名、部署、役職などを書きます。
以下の例を参考にしてください。
株式会社ハッピー
営業部 佐藤英一郎様
・挨拶文と自己紹介
宛名の次に書くのは「挨拶文と自己紹介」です。
「いつもお世話になっております。」や「平素より大変お世話になっております。」といった挨拶文に続けて、自分の名前及び勤務している会社名を書きましょう。
例：
日頃よりたいへんお世話になっております。
マンボウ株式会社営業部の白旗でございます。
・謝罪
挨拶と自己紹介が済んだら、次に「謝罪」を述べましょう。
「大変申し訳ございませんでした。」や「深くお詫び申し上げます。」といったお詫びの言葉はもちろん、何に対して謝っているのかをはっきりと書くのがポイントです。
例：
先日は、12月13日にご注文いただきましたアルミ金具の発送が遅れてしまい
大変申し訳ございませんでした。
・ミスやトラブルの経緯・理由の説明
謝罪をした後は、なぜそのようなミスやトラブルが起こるに至ってしまったのかという経緯や理由を説明する必要があります。
このときに注意したいのが、「言い訳がましく聞こえないように書く」ということです。
「同僚から渡された資料が過去のデータについてだったせいで、プレゼンの数字を間違った」、「私は上司からの指示に従っただけなのに」などなど、自分が100パーセント悪いわけではないのに謝罪をしなければならないときがあるかもしれません。
そんなときでも、誰かのせいにしたり自分のとった行動を正当化しようとしたりすると、メールを読む相手から言い訳がましいと思われてしまい、信頼を落としてしまうことになりかねません。
それを避けるためにも、「言い訳」ではなく「説明」を行えるように気をつけましょう。
また、文章の流れによっては説明の後に再度謝罪の言葉を入れるとさらに誠意が伝わる場合もあります。
例：
お渡しいただいた資料のデータ入力時に、私の不注意で
「12月13日」ではなく「12月15日」と入力してしまっておりました。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ごさいません。
・今後に向けた解決策や改善点
今回起こしてしまった問題に対して、これからの対応はどうなるのか、また今後予防策としてどうするかなどといった、解決策や改善点の提案も書きましょう。
「〜する予定です」、「〜しました」という風に決定事項を書いても良いですし、「〜したいのですがいかがでしょうか」という風に相手の意見を仰いでも大丈夫です。
例：
ご注文いただいたアルミ金具につきましては、
先ほど全て発送させていただきました。
・質問への対処や補足説明
こちらの部分は、あってもなくても構いませんが、一言付け加えておくだけで印象が良くなる場合があります。
例：
なお、今回の件に関しまして、ご不明な点やご質問などがございましたら
ご遠慮なく私、白旗までお申し付けくださいませ。
・結びの挨拶
最後は、「結びの挨拶」で文章を締めます。
改めて謝罪をし、またこれからも良好な関係を続けてほしい旨を書きます。
例：
大変恐縮ではございますが、
メールにて取り急ぎ、お詫び申し上げます。
今後とも、ご指導ご鞭撻を賜りますよう
よろしくお願いいたします。
・自分の情報
メールの1番下には「自分の情報」を載せるのを忘れないようにしましょう。
自分の氏名と会社名の他にも、自分の担当部署や電話番号・メールアドレスなどの連絡先といった詳細を載せておくのがビジネスのメールでは一般的となっています。
株式会社アイウエオ 営業部
高橋 あいうえ男
住所 : 〒123-4567 東京都新宿区新宿町1-23-456
電話番号 : 0123-45-6789
Email : aiueo-takahashi@aiueo.co.jp
URL : http://aiueo-corporation.co.jp/takahashi-aiueo
シーン別の謝罪のメールの文例（社外編）
上記では、謝罪メールを書く際に知っておきたいメールの内容とその構成などについてご説明いたしました。
以下では、商品の発送が遅れてしまった場合や出社時刻に遅刻してしまった場合など、シチュエーション別の謝罪メールのテンプレートをご紹介いたします。
実際に謝罪メールを送ることがあれば、ぜひ参考にしてみてくださいね。
なお、以下でご紹介する謝罪メールの例文には、先ほどご説明した「自分の情報」欄を記載していませんが、実際に謝罪メールを送る際には必ず自分の情報をメールの最後に付け足すのを忘れないように注意しましょう。
また、以下でご紹介するメールの例文内では、送信者や受信者の名前および会社名、日付けや曜日といった情報などに以下の記号をそれぞれ使用しています。
〇〇〇 : 自分の株式会社
◎◎◎ : 自分の名前
××× : 送信相手の企業
△△△ : 送信相手の名前
□□□ : メールを送るきっかけとなった出来事など
- ●● : 日付けや曜日
まずは、社外の人に向けて送る謝罪メールの例文です。
商品の発送が遅れた場合の謝罪メールの例文
件名 : 商品の発送遅延のお詫び (〇〇〇株式会社・◎◎◎)
株式会社×××
営業部 △△△様
平素より大変お世話になっております。
〇〇〇株式会社営業部の◎◎◎でございます。
先日は、ご注文いただきました「□□□」の発送が遅れましたことを
深くお詫び申し上げます。
弊社の手違いにより、発送日が間違って設定されておりました。
大変申し訳ございません。
- 月●日 (●) にご注文をいただきました「□□□」は
本日発送させていただきました。
今後、このようなことが起こりませんよう体制を強化していく所存でございますので、
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
なお、今回の件につきましてご不明な点などがございましたら、
ご遠慮なく私、◎◎◎までお申し付けくださいませ。
誠に恐縮ではございますが、
取り急ぎ、メールにてお詫びを申し上げます。
今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。
スケジュールをキャンセルした場合の謝罪メールの例文
件名 : お打ち合わせのキャンセルに関するお詫び (〇〇〇株式会社・◎◎◎)
株式会社×××
営業部 部長 △△△様
平素より格別のお引き立てありがとうございます。
〇〇〇株式会社営業部の◎◎◎でございます。
この度は、●月●日 (●) に予定されておりました
お打ち合せを急遽キャンセルする運びとなりましたこと、
深くお詫び申し上げます。
弊社のグループ内での連携が密に取れていなかったことから
このような結果となってしまいました。
私の指導不足および不注意が原因であり、
誠にお恥ずかしいかぎりでございます。
△△△様をはじめ、貴社の皆様にご迷惑をおかけいたしまして
大変申し訳ございません。
今後、このようなことを二度と繰り返さないよう
十分に注意をはらって参る所存でございますので、
どうぞお許しくださいますようお願い申し上げます。
メールにて大変恐縮ではございますが、
取り急ぎ、お詫びを申し上げます。
変わらぬご愛顧を賜りますよう、どうぞよろしくお願い申し上げます。
メールを間違えてしまった場合の謝罪メールの例文
件名 : メールの誤送信の謝罪でございます (〇〇〇株式会社・◎◎◎)
株式会社×××
総務部 部長 △△△様
日頃より大変お世話になっております。
〇〇〇株式会社営業部の◎◎◎でございます。
先ほど、●時●分に△△△様へお送りいたしましたメールでございますが、
他社様へ送信するはずのものを、△△△様へ誤ってお送りしてしまいました。
△△△様には多大なご迷惑をおかけいたしまして、
大変申し訳ございません。
お送りしましたメールの内容に関しましては、貴社とは関係が無いものでございます。
お手数をおかけしましてはなはだ恐縮ではございますが、
どうぞ破棄をしていただきますようお願い申し上げます。
今後は二度と同じことが起こりませんよう十分注意して参りますので、
どうぞご容赦くださいますようお願い申し上げます。
誠に恐縮ではございますが、
取り急ぎ、メールにてお詫び申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
失言をしてしまった場合の謝罪メールの例文
件名 : お打ち合わせの際の失言の謝罪です (〇〇〇株式会社・◎◎◎)
株式会社×××
営業部 △△△様
平素よりたいへんお世話になっております。
〇〇〇株式会社営業部の◎◎◎でございます。
本日は、お打ち合わせの際に私の不用意な発言により
△△△様に大変ご迷惑をおかけしてしまい
心よりお詫び申し上げます。
貴社とのお取り引きのスケジュールについては
すでに弊社でも同意に至っておりますので、
私の不用意な発言により貴重なお打ち合わせの時間を
無駄にしてしまい、大変申し訳ございませんでした。
今後、このようなことが二度とございませんよう
今まで以上に気を引き締めて参りますので、
どうぞご容赦いただけますようお願い申しあげます。
大変恐縮ではございますが、
取り急ぎ、メールにてお詫び申し上げます。
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますよう
どうぞよろしくお願い申し上げます。
シーン別の謝罪のメールの文例（社内編）
上記では、取り引き先の担当者など、社外の人あてに送る謝罪メールのテンプレートをご紹介いたしました。
以下では、上司や同僚など、社内の人に向けた謝罪メールのテンプレートをいくつかご紹介いたしますので、こちらもぜひ参考にしてみてくださいね。
仕事でミスをしてしまった場合の謝罪メールの例文
件名：株式会社□□□様の見積書のミスのお詫びとご報告 (◎◎◎)
△△△課長
お世話になっております。
◎◎◎です。
大変申し訳ありませんが、株式会社□□□様の見積書にミスがありましたので
ご報告させていただきます。
資料Aの34ページ目、下線部gの部分の数字が
130となっておりますが、正しくは1300です。
私の不注意によりこのようなミスを犯してしまい、
本当に申し訳ございません。
お恥ずかしいかぎりです。
先方には、すでに謝罪のご連絡をお電話で行いました。
これからメールにてフォローアップを行う予定です。
他にも行っておくべきことはあるでしょうか？
今後は、このようなミスが二度と起こることがないよう
これまで以上に注意をして仕事に取り組みますので、
今後ともご指導ご鞭撻のほど、
どうぞよろしくお願いいたします。
取り急ぎ、メールにてお詫び申し上げます。
遅刻をしてしまった場合の謝罪メールの例文
・これから遅刻をしてしまう場合
件名 : 電車遅延による遅刻のお詫びとご報告 (◎◎◎)
△△△部長
おはようございます。
◎◎◎です。
現在、オフィスへの出勤途中ですが、
□□□駅にて人身事故が発生したため
□□□線の電車が上下線ともに運転を見合わせております。
アナウンスによりますと、9時45分に運転再開の予定です。
私は現在●●●線の●●●駅におりますので、
10時10分ごろにオフィスに到着できるかと思います。
9時30分の出社に間に合わず、申し訳ございません。
取り急ぎ、メールにてお詫びいたします。
状況が変更し次第、またご連絡いたします。
よろしくお願いします。
・遅刻をしてしまった場合
件名 : 本日の遅刻の謝罪です (◎◎◎)
△△△部長
お世話になっております。
◎◎◎です。
本日は、9時30分の出社時刻に間に合わず
大変申し訳ございませんでした。
電車の遅延とはいえ、時間に余裕を持った行動をすることができず、
お恥ずかしいかぎりです。
今後、このようなことが二度と起こらないよう、
改めて気を引き締めて、仕事に向かわせていただきます。
取り急ぎ、メールにてお詫びを申し上げます。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほど
どうぞよろしくお願いいたします。
社内行事に断りを入れる場合の謝罪メールの例文
件名 : 忘年会に参加できず申し訳ございません (◎◎◎)
△△△部長
お世話になっております。
◎◎◎です。
先日、●月●日 (●) の忘年会へお誘いいただきまして
どうもありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、
今回は欠席させていただきます。
あいにく当日は、和歌山県の実家へ1週間の帰省をしている最中ですので
せっかくのお誘いではありますが辞退させていただきます。
また別の機会がありましたら、
ぜひお誘いいただけますとありがたいです。
恐縮ですが、取り急ぎ、メールにてお詫びを申し上げます。
今後とも、どうぞよろしくお願いします。
メールの返信が遅くなった場合の謝罪メールの例文
件名 : ご連絡が遅くなってしまい申し訳ございません (◎◎◎)
△△△主任
お世話になっております。
◎◎◎です。
先日、△△△主任よりいただいていましたメールへの
返信が遅くなってしまい、申し訳ございませんでした。
現在担当している3つのプロジェクトの作業に追われており、
返信を怠ってしまった次第です。
今後は、早急な連絡を心がけさせていただきますので、
どうぞ今後ともご指導のほどよろしくお願いします。
恐縮ですが、取り急ぎ、メールにてお詫びを申し上げます。
今後とも、どうぞよろしくお願いします。
謝罪のメールへの返信の仕方
ここまでは、謝罪のメールの書き方やテンプレートをご紹介いたしました。
最後に、謝罪のメールが送られてきた場合の返信メールの例文をご紹介いたします。
謝罪のメールに対して毎回返信する必要があるのか迷う方もいらっしゃると思います。
謝罪のメールを受け取った際に必ず返事を送る必要はありませんが、メールの相手が取り引き先だった場合は、返信をしておくことで、その後の関係が気まずくなるのを防ぐこともできそうですよね。
なので、受け取ったメールの内容や相手との関係性などを考慮しながら、返信するべきと思うメールには丁寧な返信を書きましょう。
返信を書く際のポイントをいくつかご紹介すると、件名に入っている自分の名前を削除して相手の名前のうしろに「様」を付けたり、本文に謝罪のメールへの感謝の気持ちや「これからもよろしく」という内容のメッセージを記載したりするという点が挙げられます。
返信の書き方がイマイチ分からないという方は、以下のテンプレートを参考にしてみてくださいね。
納品間違いの謝罪のメールへの返信の例文
件名 : Re: 納品間違いのお詫び（〇〇〇株式会社 ◎◎◎様）
〇〇〇株式会社
◎◎◎様
日頃より大変お世話になっております。
先ほどは、お忙しい中ご連絡をいただきまして、
ありがとうございました。
ご丁寧なメールを頂戴しまして、
大変恐縮しております。
また、納品の不足分を早々にお送りいただけますとのことで、
誠実かつ迅速なご対応をいただき、心より感謝申し上げます。
どうぞお気になさらず、
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
仕事のキャンセルの謝罪のメールへの返信の例文
件名 : Re: 受注していた商品のキャンセルの謝罪です (〇〇〇株式会社 ◎◎◎様)
〇〇〇株式会社
◎◎◎様
日頃より大変お世話になっております。
先ほどは、ご多用中にも関わらず
ご丁寧なメールをお送りいただきまして、
大変恐縮でございます。
ご連絡いただきました案件につきましては、
どうぞお気遣いはなさらないで下さい。
またご一緒にお仕事をさせていただけます機会を
心待ちにしております。
日頃より丁寧なご対応をしていただき、
こちらこそ感謝申し上げております。
今後とも、変わらぬご交誼をいただきますよう、
何卒よろしくお願い申し上げます。
貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
以上、謝罪文および謝罪のメールを書く際に気をつけたいポイントや、役に立つテンプレートなどをご紹介いたしました。
いかがでしたか？
謝罪文および謝罪のメールを書くことがあれば、ぜひこちらの記事を参考にしながら、相手に謝罪の気持ちが伝わるような文面を書くことを心がけつつメールを書いてみましょう！
